Een goed en helder inzicht in projectrisico’s vormt de basis van een geslaagd project. Bij het (h)erkennen van een risico kunnen er tijdig beheersmaatregelen worden getroffen. Hierdoor wordt de kans van optreden verkleind of weggenomen wat tijd, geld en zelfs leed kan besparen. Delfland werkt aan de implementatie van een risicotool die ons helpt om ons risicomanagement te professionaliseren. 

Probleem:
Binnen het Projectenbureau wordt sinds langere tijd gebruik gemaakt van risicoregisters in Excel om het risicomanagement in de uitvoeringsprojecten te ondersteunen. In een evaluatie van het risicomanagement binnen de IPM-teams kwam naar voren dat risicomanagement onvoldoende leeft: Het wordt gezien als een verplichting die regelmatig achterwege wordt gelaten als de werkdruk toeneemt. We zijn op zoek naar vernieuwende manieren om Risicomanagement leuker te maken en beter door de inzet van een tool! 

Doel:
Hoofddoel van dit innovatietraject is om met de inzet van een interactieve tool een hogere risicobewustwording en effectieve beheersing van risico’s gedurende de looptijd van een uitvoeringsproject te krijgen, voor alle rollen van de IPM-teams.

Beoogde resultaat:
Het beoogde resultaat is dat er door middel van de inzet van risicotool 'RiskChallenger' voor elk project een actueel risicodossier beschikbaar is voor de fase waarin het project zich bevindt, waarbij:

1) input is geleverd vanuit elke rol;

2) de risico’s zo gedetailleerd zijn uitgewerkt dat de impact ervan opgenomen kan worden in financiële overzichten en planningen;

en 3) dat de beheersmaatregelen op zo’n manier zijn uitgewerkt dat deze SMART opgenomen kunnen worden in de actielijsten.

De tool heeft een sterke focus op effectieve beheersing door middel van risicogestuurd werken én het bereiken van een meetbaar resultaat. De hanteert een innovatieve aanpak in digitaal samenwerken en gebruiksvriendelijkheid in de vorm van interactieve en efficiënte risicosessies. Deelnemers nemen tijd- en plaats onafhankelijk deel met hun eigen smartphone.

Daarnaast biedt het een gestructureerde en overzichtelijke plek om alle risicodossiers op te slaan, te beheren en erop te sturen richting de projectleden.

De inzet van deze innovatieve tool draagt bij aan een beheersbaar project en daarmee aan een verlaging in kosten, looptijd van projecten, vermindering van onvoorziene wijzigingen in de scope van het project, beter inzicht in de benodigde capaciteit per project en betere communicatie en afstemming met de omgeving.

Stand van zaken:
De tool is in juli 2021 geïmplementeerd met als doel om de projectbeheersers, als beheerders van de risicodossiers, de kans te geven alle informatie over te zetten naar het nieuwe systeem en de projecten erop in te richten. In oktober 2021 is het hele Projectenbureau begonnen met het werken met RiskChallenger.

In de eerste implementatie-fase van de tool starten we met een basisuitvoering van de tool om uit te vinden of deze functionaliteiten een bijdrage kunnen leveren aan het te behalen doel: risicobewust werken en risico’s effectief beheersen. Na een eerste evaluatie begin 2022 zal blijken of het doel is bereikt of dat er uitgebreidere functionaliteiten nodig lijken te zijn om het doel te behalen.